การทำงานในหน่วงงาน หรือองค์กรธุรกิจต่าง ๆ ความถูกต้องของเอกสาร เป็นเรื่องสำคัญที่พลาดไม่ได้ ตรายางบริษัท คืออีกหนึ่งอุปกรณ์ชิ้นสำคัญที่ขาดไม่ได้ แต่เชื่อว่าหลายคนอาจยังสงสัยว่า ตราประทับบริษัทมีความจำเป็นแค่ไหน กฎหมายมีบังคับในการใช้งานหรือเปล่า เดี๋ยววันนี้เราจะมาอธิบายเรื่องนี้ให้เอง
ตรายางบริษัท คืออะไร
ตรายางบริษัท คือ ตราประทับบริษัทที่ใช้เป็นตัวแทนในการทำธุรกรรมต่าง ๆ โดยทั่วไปจะประกอบด้วยโลโก้บริษัท และอาจมีชื่อบริษัทด้วยก็ได้ ใช้สำหรับประทับลงบนเอกสารสำคัญ เพื่อแสดงว่าเอกสารนั้นได้รับการอนุมัติ หรือรับรองจากบริษัท
บริษัทจำเป็นต้องมีตราประทับไหม
ตามกฎหมายแล้ว บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัดไม่จำเป็นต้องมีตรายางบริษัทก็ได้ แต่สำหรับห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคลนั้น จำเป็นต้องมีตราประทับบริษัทเพื่อใช้ในการจดทะเบียน แต่อย่างไรก็ตาม แม้ว่ากฎหมายจะไม่ได้บังคับ แต่การมีตรายางบริษัทก็มีข้อดีหลายอย่าง เรามาดูกันว่ามีอะไรบ้าง
ข้อดีของการมีตรายางบริษัท
- สร้างความน่าเชื่อถือ : การใช้ตราประทับบริษัทช่วยเพิ่มความเป็นทางการ และน่าเชื่อถือให้กับเอกสารต่าง ๆ
- ป้องกันการปลอมแปลง : ตรายางบริษัทช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสารได้ดีกว่าการใช้ลายเซ็นเพียงอย่างเดียว
- ประหยัดเวลา : แทนที่จะต้องเซ็นชื่อทีละฉบับ การใช้ตรายางช่วยให้รับรองเอกสารได้รวดเร็วขึ้น
- สร้างเอกลักษณ์ : ตรายางที่มีโลโก้บริษัทช่วยสร้างการจดจำให้กับแบรนด์
- เป็นที่ยอมรับในทางธุรกิจ : หน่วยงานและบริษัทคู่ค้า อาจต้องการเห็นตราประทับบริษัทบนเอกสารสำคัญ เพื่อใช้ยืนยันความถูกต้องในการดำเนินงาน
ตรายางบริษัท ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
เมื่อคุณตัดสินใจทำตรายางบริษัท สิ่งสำคัญที่ควรมีบนตรายางได้แก่
- โลโก้บริษัท : เป็นส่วนสำคัญที่แสดงถึงเอกลักษณ์ของบริษัท โลโก้ที่ดีควรมีความโดดเด่น จดจำง่าย และสื่อถึงธุรกิจของคุณ การใส่โลโก้ลงในตรายางบริษัทช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ และความเป็นมืออาชีพให้กับเอกสารทางธุรกิจ อีกทั้งยังช่วยป้องกันการปลอมแปลงได้ดีอีกด้วย
- ชื่อบริษัท : อาจเป็นชื่อภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษก็ได้ แต่ต้องตรงกับชื่อที่จดทะเบียน ชื่อบริษัทบนตรายางควรชัดเจน อ่านง่าย และมีขนาดที่เหมาะสม หากใช้ชื่อภาษาอังกฤษ ต้องระวังการสะกดให้ถูกต้อง การใส่ชื่อบริษัทลงในตรายางช่วยยืนยันความเป็นทางการของเอกสาร และป้องกันข้อผิดพลาดในการระบุชื่อบริษัท
- ประเภทของนิติบุคคล : เช่น “บริษัท…จำกัด” หรือ “Company Limited” การระบุประเภทนิติบุคคลในตรายางบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ เพราะแสดงถึงสถานะทางกฎหมายของธุรกิจ ช่วยให้คู่ค้า และลูกค้าเข้าใจลักษณะการดำเนินงานของบริษัท อีกทั้งยังเป็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายในการแสดงข้อมูลบริษัทบนเอกสารทางการ
- เลขทะเบียนนิติบุคคล : เพื่อยืนยันตัวตนของบริษัท เลขทะเบียนนี้เป็นหมายเลขเฉพาะที่ออกให้โดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า การใส่เลขทะเบียนลงในตรายางช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ และทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบสถานะของบริษัท นอกจากนี้ยังเป็นการป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร เพราะเลขทะเบียนนี้สามารถใช้ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลบริษัทได้
ทั้งนี้ ต้องระวังไม่ใช้สัญลักษณ์ต้องห้าม เช่น ตราแผ่นดิน ตราครุฑ หรือสัญลักษณ์ของหน่วยงานราชการ
ตราประทับบริษัท ควรมีกี่อัน
จำนวนของตราประทับบริษัทขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการใช้งาน แต่โดยทั่วไปแล้ว บริษัทควรมีอย่างน้อย 2 – 3 อันเพื่อการใช้งาน ดังนี้
- ตราหลักของบริษัท : ใช้สำหรับเอกสารสำคัญทางกฎหมายและการเงิน
- ตราสำรอง : เก็บไว้ใช้ในกรณีที่ตราหลักสูญหายหรือชำรุด
- ตราสำหรับใช้งานทั่วไป : อาจมีขนาดเล็กกว่า สะดวกในการพกพาและใช้งานประจำวัน
การมีตราประทับบริษัทหลายอันช่วยให้การทำงานคล่องตัวขึ้น แต่ต้องระมัดระวังในการเก็บรักษา และควบคุมการใช้งานให้ดี
ตราประทับบริษัทหาย ต้องทำอย่างไร
หากตรายางบริษัทสูญหาย ให้ดำเนินการดังนี้
- แจ้งความที่สถานีตำรวจทันที เพื่อเป็นหลักฐาน
- ประกาศยกเลิกการใช้ตราประทับเดิมทั้งหมดภายในองค์กร
- แจ้งธนาคาร และคู่ค้าทางธุรกิจให้ทราบถึงการยกเลิกตราเก่า
- ทำตราประทับใหม่ โดยอาจเปลี่ยนแปลงรูปแบบเล็กน้อย เพื่อป้องกันการปลอมแปลง
- แจ้งการเปลี่ยนแปลงตราประทับต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
การดำเนินการเหล่านี้จะช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น จากการนำตราประทับเก่าไปใช้ในทางที่ผิด
สรุปบทความ ตรายางบริษัท คืออะไร มีความจำเป็นแค่ไหนในการใช้งาน
สรุปได้ว่า ตรายางบริษัท คืออุปกรณ์ชิ้นสำคัญที่ใช้ทุกองค์กร หรือหน่วยงานควรมีไว้ใช้งาน เพราะไม่เพียงแต่ใช้เพื่อการยืนยันความถูกต้องของเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีส่วนป้องกันการปลอมแปลงได้มาก อีกทั้งยังมีส่วนช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ หรือภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัทอีกด้วย การทำตราประทับบริษัท จึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกับองค์กรได้อย่างมาก หากสนใจสั่งทำตรายางบริษัทคุณภาพดี สามารถสั่งทำได้ที่ ตรายาง.com
